КЛАДЕЗЬ ДОКУМЕНТОВ МИНУВШЕГО

• 

Подробности

Категория: Сафина Татьяна Ильинична — досье

Опубликовано 19.05.2019 14:53

Автор: Super User

Просмотров: 232

(Газета «Крымские известия» от 9 июня 2007 года)

Архивы предприятий, учреждений, организаций различной формы собственности выполняют важную функцию — осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов, образованных за период их работы. Сроки хранения документов регламентируются Законом Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (1993 г.), «Перечнем типовых документов, создающихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий», «Основными правилами работы государственных архивов Украины».

Созданные на каждом предприятии экспертные комиссии проводят экспертизу ценности документов — с целью отнесения к Национальному архивному фонду (НАФ) и для установления сроков хранения документов, не относящихся к НАФ. Такие комиссии состоят из руководителей службы делопроизводства, архивного подразделения опытных работников других подразделений и представителя государственного архивного учреждения (или отдела) городского совета. Главой комиссии, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.

Уничтожение документов производится только на основании решения экспертной комиссии о том, что бумаги не представляют интереса для НАФ и для предприятия. Решение это должно быть согласовано с государственными архивными учреждениями. Помимо этого, согласно статье 6 Закона о НАФ предприятия, имеющие документы, с момента создания которых прошло более 50 лет, а также продающие или вывозящие документы за границу обязаны уведомить об этом государственное архивное учреждение для решения вопроса об экспертизе. В случае ликвидации юридического лица ликвидационная комиссия обязана согласовать с органом исполнительной власти в сфере архивного дела или с уполномоченной им архивной организацией места дальнейшего хранения документов.

В п. 3. статьи 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16 июля 1999 года определено, что ответственность за сохранность документов и регистров в течение установленного срока (но не менее трех лет) несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием.

Для упорядочения работы по хранению и уничтожению документов на предприятии в течение одного года со дня регистрации должна быть составлена и согласована с государственным архивным учреждением или архивным отделом местного совета номенклатура дел — систематизированный перечень названий с указанием срока хранения.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства. Например, для документа, делопроизводство которого закончилось 20 апреля 2004 года, отсчет срока хранения начат с 1 января 2005 года. Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет — «В», исчисление этого срока следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») на момент завершения делопроизводства документа. Длительность хранения дела после окончания его делопроизводства должна равняться разности 75 лет — «В», где «В» — возраст лица на момент завершения дела. Отметка «пока не минует надобность» означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

Срок хранения «до ликвидации организации» означает, что материалы подлежат экспертизе ценности и по ее результатам передаче в соответствующие архивные учреждения или уничтожению.

Сроки хранения бухгалтерской документации конкретизируются примечаниями. Под примечанием «При условии окончания проверки» следует понимать: при условии завершения проверки государственными налоговыми организациями по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений, организаций и хозрасчетных предприятий, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения.

Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты, документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья.

Соблюдение нормативно-правовых актов и правил хранения архивных документов позволит предприятиям, учреждениям, организациям не только грамотно решать свои производственные задачи, но и социально-правовые вопросы сотрудников, которые за справками, копиями приказов, распоряжений, ведомостей на заработную плату и др. обращаются к руководителям при оформлении пенсий по возрасту, инвалидности, по потере кормильца, при утере и необходимости восстановления документов и в других ситуациях.

Татьяна САФИНА,

начальник архивного отдела Керченского городского совета депутатов